ETKİLİ İLETİŞİM

İletişimde etkinliği artırmak için ne yapmalı?

İletişimde etkinliği artırmak için ASLA;

1. İddialaşmayın
2. Karşınızdakinin sözünü kesmeyin
3. Karşınızdaki konuşurken başka şeyle meşgul olmayın
4. Hemen sonuca varmayın
5. Karşınızdakinin duygularının etkisinde kalmayın.

İletişimin temeli DİNLEMEK

Etkili bir dinleme için;

1. Tarafsız olarak dinleyin
2. Konuya, olaya konsantre olun
3. Yargılamayın
4. Not alın
5. Sözel olmayan iletişimi de dikkate alın
6. Fiziksel olarak rahat bir konumda olun
7. Savunmaya geçmeyin.

İş arkadaşlarınız ya da yöneticiniz ile anlaşmazlık durumunda, tartışmalarda genellikle "kazanmasızı" sağlayacak iki anahtar:

1. Karşı taraf kendi konumunu sizden daha iyi destekliyorsa, siz de değişmeye açık olmalı ve rahatlıkla "bunu bilmiyordum" diyebilmelisiniz.
2. Gerçeklerle destekleyemiyorsanız, düşünce belirtmeyi veya tavır almayı sürdürmeyiniz.

İletişim´ de Kutsal Alanlar

Şöyle bir düşünün bakalım bir gün içerisinde kaç kişiyle görüşüyor, kaç kişiyle iş ilişkisine giriyor, kaç kişiyle bir sorunu halletmek durumunda kalıyor ya da kaç kişiyle yazışıyorsunuz? 5, 10, 30, 50 ...? Kuşkusuz bu sorunun cevabı kişiden kişiye değişecektir. Bir çok meslek için ikili ilişkiler ikinci planda kalıyor olabilir ancak sekreterler işletmelerin, iletişim trafiğinin merkezinde yer alırlar. Bu da meslekte başarı için adeta bir iletişim sihirbazı olmalarını zorunlu kılar. İletişim ustalığına giden yolda ilk durağımız ise yazılı iletişimin görgü kuralları.

Sözlü iletişim ya da beden diline dayanan sözsüz iletişimde başarıda eğitimin katkısı büyük olmasına karşın kişinin kendi yetenekleri ve kişilik özellikleri de ön plandadır. Oysa yazılı iletişim belli kuralların bilinmesini ve bunların uygulanmasını gerektirir. Yazılı iletişimde "Adabımuaşeret" olarak adlandırabileceğimiz yazılı iletişimin görgü kuralları sekreterlik mesleğinin "olmazsa olmaz" gerekliliklerindendir. İletişim ustalığına giden yolda ilk durağımız yazılı iletişimin görgü kuralları.

Kutsal Alanlar

Sonu –im ile bitenler: Yazı yazarken temel kural; ´alıcının isim, ünvan ve adresini doğru yazmaktır. Unutmayın ki , sonu "-im" ile biten her şey insanlar için kutsaldır... İşim, evim, eşim, çocuğum, ismim... Yaklaşık ya da tahmini bir şeyler ASLA yazılmamalıdır.

Bu konuda hata yapmamak için ayrılacak zaman, boşa geçmemiş bir zamandır. (Kartvizite bakmak, rehbere bakmak, emin olan birilerini aramak...)

Saygılarımla mı saygılarımızla mı? Günlük, sıradan konular için "Sayın Yetkili, / Saygılarımızla," kalıbıyla ve üçüncü şahıs kullanılarak yazılan yazılar doğrudur fakat daha spesifik bir şeylere giriliyorsa, mesela bir şikayet veya cevap söz konu ise o zaman "Sayın H....., / Saygılarımla," kalıbı daha doğru olacaktır. Bu tür yazılar daima birinci şahıs kullanılarak yazılmalıdır. "Son kampanyamızla ilgili değerli görüşlerinizi okudum..."

Selamlar ne zaman kullanılır? İş tanışıklıkları arttıkça da "saygılarımla,"dan önce "selamlar," gibi daha yakın bir hitap kullanmak uygun olacaktır. Buna karşın yabancı ülkelerden kişilerle yazışma yaparken, ne kadar samimi olunursa olsun mutlaka "Saygılarımla," bitirme sözü kullanılmalıdır. Bunu kullanmazsak , o kişiye veya kuruluşuna karşı bir olumsuz düşünce, bir soğukluk duyduğumuz anlamına gelir.

İş arkadaşları arasında, özellikle samimi olanlar birbirlerine yazı yazarken genellikle "Sevgili D..., / Selamlar H...," kalıbını kullanırlar. Bu tür yazışmalarda hitabın ve selamın el yazısı ile yazılması da bir yakınlık işaretidir.

Anlamak mı , dinlemek mi?

Bir insanla ya da bir iş arkadaşınızla nasıl iletişim kurarsınız? Sözlü iletişim deyince hepimizin aklına ilk önce "anlatmak, söylemek istediklerimizi ifade edebilmek" gelir. Oysa iletişim karşılıklı olarak bir mesajın aktarılması ve karşıdan gelen mesajın alınmasıdır. Ve çoğumuzun yaptığı en büyük hata iletişimin en önemli öğesini atlamak; yani karşımızdakini dinlememektir...

İletişimin öğelerini incelerken, alıcıdan sonraki gelişmeyi de göz ardı etmemeliyiz. Bu "geri bildirim" (feed-back) dir. Her mesaj alış-verişinde kaynak, mesajı ilettikten sonra geri bildirimi takip etmek durumundadır. Aksi takdirde mesajın yerine ulaşıp ulaşmadığını bilemez.

Bu hataya en çok iş hayatında rastlarız. Daha doğrusu bu hata iş hayatında büyük problemlere yol açtığı için gerçekten "hata" olarak değerlendirilir.

İletişimi oluşturan vazgeçilmezler

Kaynak İletmek istediği bir bilgi, bir söz, bir mesajı olan kişi veya kişiler. Diğer bir ifadeyle mesajın çıktığı yer.

Bilgi Anlatılmak, iletilmek istenen şey.
Kanal Kaynaktan çıkan bir bilgi, mutlaka alıcının anlayacağı bir araçla iletilmek zorundadır. (Yazılı, sözlü veya beden dili kullanılarak yapılabilir. Asıl kanal kısaca beş duyu organımız diyebiliriz.)
Alıcı Mesajın ulaştığı noktadır.

Santral operatörü arkadaşa bir not iletmemiz gerek; "Yöneticim, X Bey ile görüşmek istemiyor, ben bir saat yerimde olmayacağım, X Bey ararsa sen ilgilenir misin?"

Burada kaynak biziz. Çünkü iletmek istediğimiz bir mesaj, bir bilgi var. Alıcı ise santral operatörü.
Kullandığımız kanal sözlü iletişim. Hatta alıcıya mesajı anlatırken destekleyici beden dili hareketlerini de kullandık. Tamam. İşimiz bitti mi? Hayır, kesinlikle hayır. Yani sadece mesajı ilettik, bu iş tamam demek yanlış. Alıcının (santral operatörünün) söylediklerimizi anlayıp anlamadığını öğrenmemiz lazım. Tabi bunun için "anladın mı, hadi tekrar et bakalım" gibi bir soru soramayız. Eğer alıcı kişiyi dikkatle incelersek, bizi gerçekten dinleyip dinlemediğini ya da anlayıp anlamadığını beden dili hareketlerinden öğrenebiliriz. Elindeki tüm işleri bırakıp, telefondakileri bir-iki saniye için bekletiyor bize kulak veriyorsa, mesajımız alıcıya ulaşıyor demektir.

Dinleyenin ruh halini göz ardı etmeyin...

Her şeyden önce mesajı verirken alıcının bulunduğu ortamı, hatta ruh halini düşünmemiz gerekli. Yani en uygun zamanda mesaj iletilmeli; santralde bir kaç hat birden çalıyor ve görevli kişi aynı anda hepsine birden cevap vermek durumunda, bir-ikisini bekletirken bir yandan da telefonda kendisine bir şeyler yazdırılıyor not alıyor, bu arada başında bir ziyaretçi ona randevusuyla ilgili bilgi verip bir şeyler istiyor....
Böyle bir durumda, en uygun başka bir kanalla yani başka bir yöntemle bilgi aktarılmasıdır. Ya o kişinin başının rahatlayacağı dakika beklenip anlatılmalı ya da sonradan okuyacağı bir not –görebileceği bir yere- bırakılmalıdır.

İletişimde etkinliği engelleyen hatalar

İşyerinde zihninizi meşgul eden koşullardan, günlük hayattaki alışkanlıklarınıza kadar çeşitli etkenler, etkin bir iletişim kullanmanızı engelleyebilir. Bu konuda sorun yaşamamak için, kendinizi iletişime hazır olma konusunda eğitmenin yanı sıra karşınızdaki kişinin anlatmak istediğini açıkça ortaya koymasını sağlayacak bazı yöntemleri geliştirmeniz gerekir.

Dinliyor görünmeyin, dinleyin!

Karşısındakini dinler görünüp, dinlememek en kolay düşülen tuzaklardan biridir. Geçiştirme alışkanlığının sizi etkisi altına almasına izin vermemek için kendinizi eğitin. Daima dinlemeye hazır olun ve zihninizi buna uygun tutun. Bir görüşmeye gergin ve saldırgan duygularla başlamak konsantrasyonunuzu bozacağını unutmayın. Birisini dinlerken zihniniz berrak olsun.

Mutlaka anlayın!

Karşınızdakini dinleseniz bile söylediklerini anlamayabilirsiniz. Anlamadığınızda, ´anlıyor gibi´ yapmayın. Anlamadığınız bir ayrıntı varsa, görüşmeyi kesip derhal açıklama isteyin. Bunu yapmadığınızda, karşı taraf anladığınızı düşünerek devam edecektir. Her söyleneni anlıyor görünmenin size puan kazandıracağını düşünebilirsiniz ancak bu arada kilit önemdeki bir bilgiyi atlıyor olabileceğinizi unutmayın.

Önemseyin!

Konuşulan şey sizin için önemsiz olabilir ancak karışınızdaki için belki de hayati bir önemi vardır. Karşınızdaki kişiye zaman ayırıyorsunuz, söylediklerini anlamak için de çaba harcayın.

Unutmamayı sağlayın!

Unutkanlık ayıp değildir. Yorgun olmamız bile unutkanlığa yol açabilir. Ancak bu konuda önlem almamak, pek de affedilir değildir. Böyle durumlarda hafızamıza güvenmeyip mutlaka not alın!

Mesajla bulmaca çözmeyin!

"Leb demeden leblebiyi anlamak" her zaman doğru bir yaklaşım değildir. Böyle yaptığınızda, mesajdaki boşlukları yanlış dolduruyor olabilirsiniz. Türkçe'mizdeki harika kelime "ŞEY", özellikle kelime bilgisi az olan kişilerin katkısıyla piyasada geniş bir yere sahiptir. Bol "şey"li cümleler ile karşılaştığınızda, boşlukları kendi mantığımıza göre doldurmayıp karşı tarafın ne anlatmak istediğini tam olarak anlayana kadar sabırla dinleyin.

Mesajı zamanında iletin

Hız ve bilginin zamanında iletilmesinin taşıdığı önem giderek artıyor. Sizin de bu duruma uymanız gerekiyor. Zamanında iletilmeyen bilginin hiçbir değeri olmadığını aklınızdan çıkarmayın.

İletişimi Koparan Sekiz Günah

 

İş yerinde gün içinde defalarca karşı karşıya geldiğiniz ve konuştuğunuz kişileri dinlemediğinizi fark edebilirsiniz. Başkalarının sizi dinlemiyor olduğunu anlamanız da aynı derecede olası. Bazen karşınızda, boş bakışlar ve esnemeye kadar varan tepkilere yol açan bu olumsuz duruma yol açan sekiz günahkarlık bulunuyor. Bunları bilmeniz, sorunu aşmanız için bir basamak oluşturabilir.

1. Kül yutmayan dinleyici: Karşınızdaki kişinin konuşmasını sürekli bölüyor ve her söylenene itiraz ediyorsanız, istenmeyen öğütler veren bir kişi haline düşebilirsiniz. Karşınızdakinin kendisini hatalı, aptal ve bilgisiz hissetmesine yol açacak böyle bir durum, iletişimi koparır.

2. Karşılaştırma uzmanı: Bir duygu veya düşüncenizi çevrenizdekilerle paylaşırken kullanacağınız örnekleme, dinleyici konumundayken olumsuz sonuç verebilir. Karşınızdaki kişi konuşurken, "Ya biliyorum, bizimki de..." diye başlayacak ifadeleriniz hem konuşma akışına zarar verebilir hem de iletişimin ortadan kalkmasına yol açabilir.

3. Üstün konuşmacı: Konuşmakta olduğunuz kişi bir şey anlatırken, konuyu daha iyi anlatacağını düşündüğünüz ifadeler bulmak her zaman olumlu bir yaklaşım değildir. Bu tavır, karşınızdaki kişiden üstün olduğunuzu göstermeyi hedef aldığında, bu gözden kaçmaz ve iletişim zarar görür.

4. Dertlerin insanı: Yaşadığınız sorunlar nedeni ile anlayış gerektiren bir konumda olsanız da, bunları konuşmayı bir alışkanlık olarak ofis ortamına taşımaktan kaçının. Ofis arkadaşlarınız size kulak verseler bile, sorunlarınızın çözülmesine bir uzman kadar yardımcı olamayacaklarını unutmayın.

5. Yargıç dinleyici: Ofiste bir arkadaşınızın gergin olduğu gözleminizi dile getirmeniz yararlıdır. Ancak kendinizi onun yaşam tarzı ve kişiliği ile ilgili yargılara varan bir konuma getirmeniz son derece olumsuzdur. Bu tarzın genellikle kendinizi daha iyi durumda olduğunuza ikna etmekten başka amacı olduğunu unutmayarak sadece gözlemci olmaya çalışın.

6. Söz kesen dinleyici: Konuşma sırasında birisinin sözünü kesmeniz, söyleyeceğinizin onunkinden daha değerli olduğunu düşündüğünüz izlenimini yaratacaktır. Bunun aksi ise ona verdiğiniz değeri gösterecektir. Altın kural, karşınızdaki kişinin konuşması bittikten sonra konuşmaya başlamadan önce nefes alacak kadar bir ara vermektir.

7. Şikayetçi dinleyici: Sürekli şikayette bulunan bir kişi, iletişim çabalarının başarısız olmasını sağlamada bulunmaz bir etkendir. Olumlu yaklaşımların insanları çevrenize çekeceğini unutmayarak, olumlu yaklaşımları arkadaşlarınızla paylaşırken şikayetlerinizi müşteri hizmetlerine iletin.

8. Dedikodu iletişimi: Dedikodu, özellikle iş yerlerinde en kötü ve hastalıklı iletişim yöntemlerinden biridir. Kendiniz dedikodu yapmazken, dedikodu ortamlarını engellemeye de çalışın. Yanınıza yaklaşan bir dedikoducunun bunları dinlemek istemediğinizi anlamasını sağlamanız oldukça olumlu bir tavır olacaktır.